نرم افزار مدیریت مناقصات و مزایدات

مطمئنا روند پرکار و پیچیده ی برگزاری مناقصات و مزایدات شما را به اینجا کشانده تا راه حلی برای آن بیابید. در ابتدا این قول را به شما می دهم که تمام آیین نامه های شما در رابطه با برگزاری مناقصات و مزایدات در این نرم افزار قابل پیاده سازی و اجرا می باشد.در این مقاله، ابتدا به این خواهیم پرداخت که مناقصات و مزایدات به طور کلی و در اکثر سازمان ها به چه شکل برگزار می گردد و نرم افزار مدیریت مناقصات و مزایدات چه کارهایی می تواند در روال برگزاری مناقصه و یا مزایده برای شما انجام دهد، اما پیش از آن بیایید یک تصویر کلی از دنیای برگزاری مناقصات و مزایدات به طور سیستمی را با هم ایجاد کنیم!در این دنیای سیستمی، استفاده از کاغذ به شدت کاهش یافته و می توانیم به نوبه ی خودمان به حفظ محیط زیست کمک شایانی کنیم. در این دنیا برای عزیزان برگزار کننده مناقصات و مزایدات نظم و نظام و آسودگی خاصی ایجاد شده و روال انجام کارها به راحتی قابل پیگیری می باشد. 

چگونگی برگزاری مناقصات و مزایدات

مراحل برگزاری مناقصات و مزایدات به طور شماتیک در تصویر زیر برای شما نمایش داده شده است. احتمالا در سازمان شما جزئیاتی کم و بیش نسبت به این تصویری وجود دارد. در ادامه مطالب به این شکل می باشد که توضیح مختصری در رابطه با موضوعات مختلف موجود در برگزاری مناقصات و مزایدات آورده و به این خواهیم پرداخت که نرم افزار مدیریت مناقصات و مزایدات چه میزان می تواند این روند را برایتان تسهیل کند.

ابتدا درخواستی برای عقد قرارداد در سامانه قراردادها توسط درخواست کننده ای ثبت می گردد حال در صورتی که در تخصیص بودجه نیز از سیستم مدیریت قراردادهای رادین استفاده نمایید در صورت تخصیص بودجه و در صورتی که نحوه ی انتخاب طرف قرارداد با توجه به نصاب معاملاتی از طریق مناقصه و مزایده صورت پذیرد، چرخه ای که در تصویر بالا مشاهده می کنید رخ خواهد داد. حال همانطور که گفتیم، در ادامه به توضیح هریک از این بخش ها به طور سیستمی و غیر سیستمی خواهیم پرداخت.

مناقصه و مزایده عمومی و محدود

در نرم افزار مناقصات و مزایدات امکان تفکیک مناقصات و مزایدات عمومی و محدود وجود دارد و روال مربوط به هریک به طور کامل در نظر گرفته شده است.

تعریف مناقصه : در قانون برگزاری مناقصات، احکام مربوط به مناقصات دولتی بیان شده است. بر اساس ماده 2 این قانون، "مناقصه فرایندی است رقابتی برای تامین کالاها و خدمات مورد نظر که موضوع معامله به مناقصه گری که کمترین قیمت مناسب را پیشنهاد کرده باشد واگذار می شود". سازمان های دولتی و نیمه دولتی برای تامین کالاها و خدمات مورد نیاز از این روش و قوانین بهره مند می گردند.

تعریف مزایده : یکی دیگر از روش‌های پیش‌بینی شده در قانون محاسبات عمومی، روش مزایده یا حراج است. مزایده ترتیبی است که در آن اداره، قرارداد را با شخصی که بیشترین بهاء را پیشنهاد می‌کند، منعقد می‌سازد.

دعوت از شرکت کنندگان

اگر مناقصه و یا مزایده بنا به تشخیص سازمان و ذکر دلیل و برهان به صورت محدود برگزار گردد، برای شرکت کنندگان دعوتنامه ارسال می گردد. ارسال دعوتنامه برای شرکت کنندگان و نیز ثبت پاسخ ارسال شده ی آنها در نرم افزار انجام می شود. ضمنا پیمانکاران و مشتریان از قبل در نرم افزار مدیریت پیمانکاران و تامین کنندگان ثبت شده اند و کافیست جستجو کرده و آنها را در لیست کسانی که از آنها دعوت به عمل آمده است قرار داده و اسناد مربوط به هریک را ثبت نمایید. تاریخ دریافت اسناد و در صورت لزوم شرح نیز قابل ثبت می باشد.

چاپ در روزنامه

برای برگزاری مناقصه یا مزایده عمومی برای دعوت از شرکت کنندگان، آگهی از طریق درج در روزنامه های کثیرالانتشار و یا روزنامه رسمی کشور به رقابت عمومی گذاشته می شود. ثبت اسناد و مراحل تایید و درج آگهی مناقصه و یا مزایده به همراه شرایط خصوصی مناقصه و یا مزایده، میران تضمین شرکت در مناقصه یا مزایده، مدیریت نوبت چاپ، محل دریافت اسناد و سایر اطلاعات آگهی مناصه و مزایده در نرم افزار مدیریت قراردادها صورت می پذیرد.

دریافت پاکات شرکت کنندگان

در نرم افزار مدیریت مناقصات و مزایدات، دریافت پاکات شرکت کنندگان وثبت آنها صورت می پذیرد و تا زمان بازگشایی پاکات به حراست تحویل می گردد. در سامانه مناقصات و مزایدات امکان ثبت، مدیریت و کنترل گردش (گردش کار) مراحل ذکر شده وجود دارد.

دعوت از اعضای کمیسیون

برای تشکیل جلسه کمیسیون جهت تصمیم گیری بابت مناقصه یا مزایده برگزار شده نیازمند دعوت از اعضای کمیسیون می باشیم. برای این مرحله نیز نامه های ارسال شده به هر یک از اعضا در سامانه قراردادها و مناقصات رادین ثبت و نگهداری می شود.

مناقصه و مزایده تک مرحله ای و یا دو مرحله ای

مناقصات یا مزایدات در صورت نیاز به بررسی فنی و بازرگانی، به صورت دو مرحله ای برگزار می شوند. در صورتی که نیاز به برگزاری دو مرحله باشد پس از ارجاع پاکات به کمیته ی فنی و بازرگانی، در جلسه ی کمیسیون بعدی پاکت ج بازگشایی شده و برنده تعیین می گردد. اگر مناقصه یا مزایده تک مرحله ای باشد در روز برگزاری جلسه ی کمیسیون تمامی پاکات باز شده و جهت اخذ تضامین به برنده ابلاغ می گردد. در نرم افزار مدیریت مناقصات و مزایدات تمامی این مراحل قابل پیگیری و ثبت می باشد.

امکان ابطال و تجدید مناقصه

در کمیسیون معاملات تشکیل شده تصمیمات متنوعی از جمله تعیین برنده (ها)، تجدید مناقصه و ابطال مناقصه ممکن است گرفته شود. در صورت انتخاب برنده (ها) فرایند عقد قرارداد ادامه خواهد یافت و با برنده مناقصه یا مزایده، قرارداد امضا خواهد شد. ممکن است فردی دارای صلاحیت تشخیص داده نشود و تصمیم به ابطال یا تجدید مناقصه یا مزایده گرفته شود. ثبت صورتجلسات کمیسیون که مشتمل بر مصوبات، اعضا و نقش اعضا به همراه امضای شرکت کنندگان می باشد در سامانه مدیریت مناقصات و مزایدات صورت می پذیرد.

انتخاب برنده

در مرحله ی انتخاب برنده ی مناقصه یا مزایده، بر اساس ارزیابی فنی و مالی افراد رتبه بندی آنها انجام شده و به فرد برنده ابلاغ می گردد و در صورت انصراف فرد برنده به نفر بعدی ابلاغ می گردد.

در نرم افزار مناقصات و مزایدات رادین امکان ارزیابی سیستمی با توجه به فرمول های شما وجود دارد، در غیر این صورت به صورت دستی و یا با توجه به ضرایب تعیین شده انتخاب می شود و اطلاعات نامه(ها)ی ابلاغ به برنده و در درصورت نیاز نامه معرفی به بانک جهت اخد تضمین ثبت گردیده و ضمنا محدودیتی در انتخاب برندگان وجود ندارد. (در صورتی که مناقصه و یا مزایده برنده دوم داشته باشد.)

تضامین قرارداد و امضای قرارداد

در صورت نیاز به اخذ تضامین از برنده مناقصه یا مزایده، تضمین مربوطه پس از دریافت از برنده در سامانه مدیریت مناقصه و مزایده ثبت گردیده و در صورت داشتن اعتبار، سامانه قراردادها اقدام به کنترل اعتبار آن کرده و هشدارهای لازم را در زمان مناسب ارسال خواهد کرد.

پس از اخذ تضامین قرارداد و امضای قرارداد توسط طرفین، نامه ابلاغ برای شروع به کار صادر خواهد شد. تمامی این مراحل در سامانه مدیریت مناقصات و مزایدات رادین انجام می پذیرد.